Que vaut une solution technologique sans processus?
Prolifération des solutions technologiques
Nous assistons depuis quelques années à une prolifération effrénée de solutions technologiques. Que ce soit dans la vie de tous les jours ou dans un contexte organisationnel le recours à la technologie pour accomplir des tâches et régler diverses problématiques ne fait aucun doute. La quantité, la qualité, la robustesse et la flexibilité des solutions qui s’offrent à nous ne cesse de croître et de nous étonner. Les gestionnaires ont sauté à pied joint dans la mêlée. Ils n’hésitent pas à s’approprier les solutions technologiques qui leur sont proposées afin d’améliorer l’offre de service destinée à leur clientèle et pour optimiser la gestion de leurs opérations et de leurs projets.
Un enjeu préoccupant pour l’organisation
Il est indéniable que le recours à la technologie représente une source importante de gains pour plusieurs organisations en leur permettant d’offrir à leur clientèle une gamme de produits et de services de plus en plus attrayants. Le coût de développement de ces solutions est refilé au consommateur qui semble toujours prêt à débourser plus d’argent pour se doter des derniers gadgets. Peut-on toutefois affirmer avec le même enthousiasme que l’apport de la technologie est une source de gain substantielle lorsqu’il s’agit d’optimiser la gestion des opérations et des projets d’une organisation? Je crois qu’il est légitime d’affirmer que dans bien des cas, le recours à des solutions technologiques peut provoquer des pertes financières importantes lorsque cette démarche n’est pas soutenue par une approche structurée.
Mettre à jour le portefeuille de solutions détenues par l’organisation
Les solutions technologiques offrent une multitude de fonctionnalités plus ou moins élaborées afin d’améliorer l’efficacité des différents intervenants de l’organisation dans la réalisation de leurs tâches respectives. Les responsables des principales fonctions d’affaires (ventes, marketing, finance, production, projets, etc…) ont donc accès à une panoplie d’outils qui permettent à chacun d’y trouver son compte. Une question se pose toutefois: la prolifération des solutions déployées par les intervenants pour répondre à leurs besoins respectifs génère-t-elle plus de gains que de pertes? En d’autres mots est-ce que le budget que consacre une organisation pour maintenir son inventaire de solutions technologiques est justifié? Est-ce que le temps consacré à l’utilisation des solutions technologiques par les différents intervenants est optimal? Pour être en mesure de répondre judicieusement à ces questions le gestionnaire doit impérativement procéder à un inventaire des solutions détenues par l’organisation.
Concevoir des processus épurés, faciles à implanter et conviviaux
Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation. Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres. La conception de processus représente toutefois un défi de taille: il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux! Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants. Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.
Gérer le cycle de vie des processus de gestion
Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination. L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée. Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination. Avec ISIOS chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.
La valeur d’une solution est proportionnelle à sa capacité de s’adapter aux processus
En conclusion nous pouvons convenir que la véritable valeur ajoutée d’une solution technologique ne dépend pas seulement de sa capacité à s’adapter aux processus de l’organisation: une solution technologique à contribution optimale doit être en mesure d’automatiser l’exécution des activités de gestion. Comment? En informant au moment opportun chaque intervenant qu’il doit réaliser une activité dans les plus brefs délais afin de faire évoluer le plus rapidement possible le processus du point d’origine jusqu’au point d’arrivée. Ou encore en permettant aux gestionnaires de visualiser en temps réel le « niveau d’avancement » du processus dans son cycle de vie.