Une solution intégrée pour gérer vos opérations et vos projets

Quelque soit la nature et la taille d’une organisation, il lui faut réaliser une série de tâches opérationnelles plus ou moins récurrentes pour réaliser sa mission d’affaires. Par ailleurs, si une entreprise veut réaliser le plus efficacement possible ces tâches, il lui faut se doter d’une infrastructure matérielle, organisationnelle, financière et humaine optimale qui saura s’adapter constamment à la saveur du jour.

Pour atteindre ses objectifs reliés à l’optimisation de ses tâches opérationnelles, l’organisation doit s’approprier des actifs a valeur ajoutée qui sauront répondre aux besoins d’affaires de ses unités fonctionnelles tel que le département des ventes, de la comptabilité, de la production ou du service à la clientèle. Ces nouveaux actifs prennent la forme d’équipements, de processus optimisés, d’actifs immobiliers, de logiciels, et ainsi de suite…

Pour implanter ces nouveaux actifs l’organisation a recours à la gestion de projets, qui consiste à « engager des ressources dans la réalisation d’une série d’activités limitées dans le temps afin de produire des biens livrables précis », lesquels constituent en partie ou en totalité les actifs à valeur ajoutée recherchés.

Un défi de taille : gérer ses opérations tout en réalisant des projets

La vie des gestionnaires serait grandement simplifiée s’il était possible pour une organisation de scinder son portefeuille de ressources afin qu’une partie se consacre à la réalisation des projets pendant que l’autre s’affaire aux tâches opérationnelles. Nous savons toutefois que cela ne représente pas la réalité. L’organisation doit donc coordonner le plus efficacement possible et de manière intégrée les tâches opérationnelles et les activités de projets que doivent réaliser l’ensemble de ses ressources. Afin d’expliquer ce contexte d’affaires fort préoccupant le concept de « structure organisationnelle matricielle» est né.

Si on réduit à sa plus simple expression la définition de ce concept nous pourrions dire qu’il s’agit pour une organisation de mettre en place une structure lui permettant de gérer la disponibilité de ses ressources afin :

• de réaliser des tâches opérationnelles en se référant à un supérieur hiérarchique;
• de contribuer à la réalisation d’activités de projets en se référant à des chefs de projet.

Ce qui distingue fondamentalement cette approche par rapport à un mode de gestion plus traditionnel, c’est l’obligation pour une ressource d’avoir à rendre des comptes à un supérieur hiérarchique « permanent » et à un ou plusieurs chefs de projet. Une telle situation peut devenir un enjeu majeur, surtout si la notion de « gestion collaborative » ne fait pas partie de la culture organisationnelle.

Exemple d’une structure organisationnelle matricielle

La gestion de projet selon le PMI

Le « PMBOOK » diffusé par le Project Mangement Institute (PMI) est une des références incontournables en matière de gestion de projet. La détention d’une certification PMI, qui confère à son détenteur la preuve qu’il maitrise bien les concepts du PMBOK, est devenu un critère de compétence quasi obligatoire pour toutes ressources désirant faire carrière en gestion de projet. La gestion de projet, telle que préconisée par le PMI, s’articule autour de 44 processus répartis dans 10 domaines de connaissance, lesquels se déploient dans l’une ou l’autre des 5 phases du cycle de vie du projet.

Il s’agit d’une approche très intégrée qui suggère la façon dont tous les projets devraient idéalement être gérés. Nous savons toutefois qu’il y a un écart considérable entre la pertinence de référer à un maximum de processus tels que proposés par le PMI et la réalité de tous les jours. Les tâches requises pour actualiser chacun de ces processus requièrent souvent trop de temps et les concepts inhérents à chacun des processus ne sont pas toujours maitrisés comme il se doit. La lourdeur relative de cette approche a incité certains gestionnaires de projets à se tourner vers des modes de gestion plus souples, d’où l’apparition de l’approche Agile.

Tableau synthèse de l’approche préconisée par le PMI

L’approche Agile pour une gestion de projet plus souple

L’approche Agile consiste à gérer les projets d’une organisation de manière différente que celles préconisées par les approches traditionnelles, qui tentent de prévoir à l’avance toutes les activités devant être réalisées et la séquence qui les relient les unes aux autres. Plusieurs méthodes Agiles ont été dérivées de l’approche Agile dont plus la plus populaire est le Scrum, qui consiste à livrer les fonctionnalités d’un produit par itérations avec une équipe multidisciplinaire incluant le demandeur et/ou ses représentants. L’approche Agile se concentre sur l’élément d’actif à être livré plutôt que sur la façon dont il doit l’être, ce qui va plutôt à l’encontre de l’approche suggérée par le PMI qui détient toutefois ses propres certifications Agile depuis 2011.

Dans un tel contexte les tâches que doivent réaliser les ressources prennent une toute autre saveur que celles qui doivent l’être dans le cadre d’un projet géré selon les recommandations du PMBOK. En effet, il ne s’agit plus de convenir à l’avance avec le demandeur des spécifications fonctionnelles qui devraient être incluses dans un éventuel bien livrable (élément d’actif), mais plutôt de les préciser au fur et à mesure que se déroulent les activités de conception et même celles qui ont lieu au moment de la réalisation du bien livrable. Les ressources assignées à un projet géré avec l’approche Agile doivent faire preuve de beaucoup de flexibilité et s’attendre à un flot continue de changements en provenance du demandeur.

Comment gérer et intégrer les tâches générées par des contextes aussi différentes ?

Quelque soit la méthode de gestion de projet utilisée ainsi que le nombre et la complexité des tâches opérationnelles qu’une ressource doit accomplir pour permettre à l’organisation de réaliser sa mission, il est essentiel de fournir à l’ensemble des ressources des outils de gestion accessibles et conviviaux qui leur permettront de faire un suivi quotidien de toutes leurs tâches, sans égard à leur provenance. L’obligation de réaliser des tâches issues des activités opérationnelles ou en provenance de projets gérés selon l’approche Agile ou celle du PMI comporte un élément commun : LA TÂCHE !

Après plus de 12 années consacrées au développement de la solution ISIOS nous en sommes venu à faire un constat cocasse : la solution a été conçue et développée pendant toutes ces années en utilisant une approche Agile (c’est-à-dire par itérations successives) visant à concevoir un logiciel complet dont la mission consiste à intégrer les pratiques recommandées par l’approche du PMI ! Nous avons aussi constaté que les fonctionnalités que nous avons développées pour répondre aux exigences du PMI pouvaient soutenir facilement celles de l’approche Agile (et des méthodes dérivées) et convenir parfaitement aux tâches de nature strictement opérationnelle.

Architecture fonctionnelle de la solution ISIOS

En effet, les domaines de connaissance identifiés et préconisés par le PMI tel que la gestion des couts, des délais, des risques, des achats, des ressources humaines, du contenu et des ressources humaines trouvent un écho aussi grand dans la réalisation des tâches opérationnelles que dans celles réservées à la réalisation de projet. Le mur qui séparait la gestion de projet des opérations quotidiennes de l’organisation s’effrite de plus en plus, surtout avec l’avènement d’une notion beaucoup plus contemporaine : la gestion collaborative.

Gestion collaborative des opérations et des projets

L’avènement des réseaux sociaux tel que Facebook et Linkedin a profondément modifié la nature des relations personnelles et professionnelles. Je crois que nous devons nous inspirer des plateformes WEB qui soutiennent les fonctionnalités conviviales de ces réseaux, afin d’aider les individus ainsi que les organisations à relever l’imposant défi consistant à gérer de manière intégrée l’ensemble des tâches qui doivent être réalisées pour soutenir les opérations quotidiennes et les activités de projets spécifiques des individus et des organisations. C’est précisément cette avenue que nous avons exploité avec la solution ISIOS : permettre à chacun de gérer ses opérations et ses projets de manière conviviale tout en bénéficiant des meilleures pratiques proposées par les organisations et les mouvements de pensée qui ont fait leur marque !

Solution de gestion collaborative des opérations et des projets ISIOS

En résumé

Les approches et les méthodes de gestion réputées incitent les gestionnaires à faire preuve de plus de rigueur dans la façon de réaliser l’ensemble des tâches que les ressources d’une organisation doivent accomplir. Compte tenu du nombre et des apparentes contradictions entre ces modèles de gestion, par ailleurs aussi bons les uns que les autres, il appartient à chacun de s’approprier ce qui convient le mieux au contexte spécifique de chacun et de miser davantage sur une approche de gestion collaborative, afin de profiter de l’effet de synergie propre à un groupe d’individus partageant les mêmes préoccupations et objectifs.