Produire des indicateurs de gestion pertinents et utiles

Posté par Serge Diotte, MGP le 15 février 2020.

Est-il justifié d’investir temps, efforts et argent pour produire des indicateurs de gestion? Est-ce que le retour sur investissement en vaut la peine? Les données véhiculées par ces indicateurs sont-elles fiables? Peut-on les utiliser pour prendre des décisions importantes pour la suite des choses?

Produire des indicateurs de gestion pour calculer la performance

L’ère numérique dans laquelle nous sommes plongés depuis quelques années, a fait place à une multitude d’applications qui nous informent de l’état du monde. Nous sommes constamment bombardés d’informations concernant la météo, l’état de la circulation, le taux d’occupation des urgences, et ainsi de suite... Ces indicateurs servent à faire connaître le niveau de performance du sujet qui est traité.

Mais que veut-ton savoir exactement? Qu’il s’agisse de gestion des opérations ou de gestion de projet chaque indicateur doit informer le gestionnaire du niveau de performance du thème auquel il réfère, et ce afin de l’aider à prendre des décisions éclairées si des mesures correctives doivent être prises.

Quels sont les indicateurs de performance incontournables en matière de gestion ?

Bien que la pertinence et l’utilité de certains indicateurs soient discutables, il y a cependant des thèmes de gestion incontournables auxquels il est prescrit de s’attarder. Voici les thèmes que je recommande de suivre en matière de gestion des opérations, de projet ou de portefeuille de projets:

LES COÛTS
LES EFFORTS
LES ÉCHÉANCES
LA QUALITÉ
LES RISQUES

Comment calculer les indicateurs relatifs aux coûts, efforts et échéances

Pour établir les indices relatifs aux coûts, efforts et échéances il faut calculer les données suivantes :

Établir les données initiales (ce qui avait été convenu / autorisé / budgété)
Estimer ce qui est projeté (Fait + Engagé + À venir)
Calculer le niveau d’avancement
Calculer les écarts entre les données initiales et ce qui est projeté
Représenter les écarts par un pourcentage et par un code de couleur

Formules suggérées pour calculer les indicateurs de performance

Comment calculer les indicateurs relatifs à la qualité des biens et services

Compte tenu du nombre et de la variété de biens livrables à produire dans un contexte opérationnel ou de projet, il est plutôt ambitieux d’essayer de conceptualiser une approche générique. Je suggère tout de même une approche qui consiste à identifier les critères à considérer pour déterminer le niveau de qualité d’un bien livrable, et ce sans égard à la nature du bien ou du service à livrer. Voici ce que je propose:

Établir la liste des livrables, c’est-à-dire les biens et les services à livrer
Identifier les spécifications fonctionnelles afférentes à chaque bien livrable
Confirmer le niveau d’avancement de chacune des spécifications fonctionnelles
Établir jusqu’à quel point les besoins et les attentes sont comblés (niveau de satisfaction)
Établir une cote « mixte » pour obtenir un indicateur combinant l’avancement et la satisfaction

Indicateurs de qualité des biens livrables

Comment établir les indicateurs pour connaître le niveau de risque

Pour établir le niveau de risque d’une unité fonctionnelle ou d’un projet, il faut d’abord identifier tous les risques potentiels. Pour chaque risque, estimer la probabilité occurrence ainsi que l’impact qui pourrait avoir sur l’organisation. La multiplication des deux indices permet d’obtenir une « cote brute »

Positionnemment des risques selon leur probabilité d'occurrence et leur impact